Sharp Optimised Scanning
Der Zeitaufwand in Unternehmen für die Ablage und Verwaltung von Dokumenten ist immens hoch, Kosten hierfür werden häufig unterschätzt, liegt laut Untersuchungen der Hackett Group bei der manuellen Verarbeitung von Rechnungen bei 2-4 Euro pro Rechnung. Wir zeigen Ihnen das es auch anders geht.
Effektive Dokumentenmanagement-Lösungen bieten folgende Funktionen:
- Erfassen und Organisieren von Dokumenten – Informationen aus beliebigen Quellen wie E-Mails, Druckern, Kopierern oder Bürosystemen können digital erfasst, klassifiziert und sicher gespeichert werden.
- Zugangskontrolle und mehr Transparenz – Regeln können aufgestellt werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den richtigen Informationen haben.
- Zusammenarbeit verbessern und rationalisieren – jeder kann auf dieselben Dokumente zugreifen und Änderungen daran vornehmen, sodass immer die aktuellste Version vorliegt.
- Pflege einer einheitlichen Dokumenteninfrastruktur – damit Informationen mit anderen Systemen wie ERP-, CRM- und Finanzanwendungen ausgetauscht werden können.
- Sicherere Verwaltung von Informationen – Dokumente können zentral reguliert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.
- Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften – Prüfpfade und Tools für digitale Signaturen helfen bei der Einhaltung von Vorschriften.
Abläufe definieren
Ziel ist die automatisierte Ablage aller Belege im Zusammenhang mit Kunden, Mitgliedern, Verkaufsaufträgen, Personalunterlagen, Eingangspost u.v.m. Die Ablage kann entweder direkt in eine vorhandene oder einer zu definierenden Ordnerstruktur im Firmennetzwerk erfolgen. Hierfür werden über Datenbankabfragen, Texterkennungen, Barcodes oder durch die direkte Eingabe am Scansystem alle relevanten
Beleginformationen erkannt und verwendet.
Wir starten also damit, die Abläufe in Ihrem Unternehmen genau zu betrachten und die Workflows, die im Zusammenhang mit Belegen/Akten existieren, zu analysieren.
Hierbei arbeiten wir intensiv mit Ihren
Fachabteilungen zusammen, um eine genaue Profilerstellung vorzunehmen. Ziel ist u.a.:
- die Einrichtung von Scanprofilen (inkl. Konvertierung in gängige MS-Office Formate
- die Definition der auslesenden Dokumenten-Parameter zwecks Weiterverarbeitung
- die Festlegung von Suchfunktionen
Zusammenfassung
- Scansoftware passt sich den Bedürfnissen und Arbeitsabläufen des Kunden an, nicht umgedreht
- baut auf vorhandene Ordnerstruktur auf oder erstellt sie auf Wunsch
Vielseitig einsetzbar für:
- Postablage
- Projekte
- Belege ( Tankquittung etc.)
- Rechnungsablage
- Lieferscheine
- usw.
Kauf, Leasing oder Miete
Ganz gleich für was Sie sich interessieren: Wir finden eine Lösung. All unsere Geräte können gekauft, geleast oder gemietet werden.
Somit steht Ihre Flexibilität an erster Stelle.
Gerne unterbreiten wir Ihnen ein Angebot. Klicken Sie hier um zu unserem Kontaktformular zu gelangen.
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